Chromebook:知っておくべきGoogleドキュメントの機能

Googleドキュメント

スマートチップからチェックリストまで、Googleドキュメントの5つの機能により、より効率的に作業し、Googleドキュメントをより細かく制御することができます。

GoogleWorkspaceを使っていても、新しい機能や頻繁に使用しない機能に関しては、わからなかったり、忘れたり、見落としたりすることがよくあります。

Googleは、スマートチップを追加し、チェックリストを使用してタスクを管理し、印刷されたテキストの配置をより細かく制御できるようにし、テキストの後ろまたは前に画像を配置できるようにすることで、Googleドキュメントを改善し続けています。

2021年7月下旬の時点で、これらの機能はすべて、パソコンのChromeでGoogleドキュメントを使用すると利用できます。

Googleドキュメントの便利な機能や新しい機能を記載します。

1.Googleドキュメントにスマートチップを@追加する方法

ウェブ上のChromeでGoogleドキュメントに@キー(半角)を入力すると、スマートチップのリストが表示されます(図A)。

リストには、連絡先、ファイル、日付、または今後のカレンダーイベントなどが含まれます。

各スマートチップは、選択されると関連データを表示し、含まれているコンテンツへのリンクを提供します。

連絡先スマートチップは、その人に関する追加情報を表示します

同様に、ファイルにはミニプレビューペインが表示され、ファイルの所有者と最近の変更に関する詳細が表示されます。

日付が表示され、カレンダーとブックミーティングオプションへのアクセスが提供されます。

イベントチップは、Googleカレンダーのイベントに直接リンクしています。

図A

スマートチップ

ウェブ上のGoogleドキュメントで、@と入力してスマートチップを追加します。

これにより、連絡先、ファイル、日付、またはカレンダーイベントへのリンクを挿入できます。

スマートチップ

@の後に特定の日付を指定すると、その日のカレンダーとリンクして予定の確認や新規予定を作成する事が出来ます。

2.Googleドキュメントでチェックリストを作成する方法

Googleドキュメントでチェックリストがサポートされるようになりました。

アイコン(図B)を選択してドキュメントに新しいチェックリストを追加しすると各アイテムの横に空のボックスが表示されます。

チェックボックスをオンにすると、タスクが完了したことをマークし、行のテキストを取り消し線で消すことができます。

取り消し線の書式を削除してチェックするには、チェックボックスをオフにします。AndroidまたはiOSのGoogleドキュメントモバイルアプリで、ドキュメントを編集しているときに、チェックリストアイコンがオプションとして左側と中央のテキストアイコンの右側に表示されます。

図B

Googleドキュメントでチェックリスト

チェックリストアイコンを選択し、1つ以上の項目を追加します。チェックボックスを選択して、アイテムをマークします。

 

3.Googleドキュメントのページ間の段落配置を制御する方法

ドキュメントのテキストが段落とフォントに関して確認したい場合があります。

段落のない見出しがないこと、段落を分割しないこと、または段落自体から1行を残さないことです(図C)。まとめるテキストを選択してから、[表示形式]から選択します。行と段落の間隔を選択し、オプションから選択します。

  • テキストと段落の間隔の編集、書式設定
  • フォントと背景色の変更
  • テキストの太字、斜体、下線、取り消し線

 

図C

Googleドキュメントのページ間の段落配置を制御する方法

 

4.

Googleドキュメントのテキストの前または後ろに画像を配置できるようになりました。
さらに、このフォーマットは、MicrosoftWordからドキュメントをインポートまたはエクスポートするときに保持されます。
この機能が、使用するアプリケーションに関係なく、ドキュメントをより適切にカスタマイズし、共有することが出来ます。 
画像を直接クリックすると、画像オプションのバーおよび画像ツールバーにテキストの上または下に画像を配置するための新しいオプションが表示されます。

挿入された画像のレイヤーを変更するには、画像をクリック(またはタップ)して選択し、[テキストの後ろ]または[テキストの前]アイコンを選択します。

または、画像を選択してから、メニューの[表示形式]から選択します。

 

図D

Googleドキュメントのテキストの上または下に画像を重ねる方法

5.Googleドキュメントとの会議に提示する方法

パソコンでChromeを使用している場合、GoogleドキュメントをGoogle Meetに表示するオプションが右上に表示され、青い[共有]ボタンが表示されます。パソコンで(Chromeの別のタブなどで)Google Meetセッションに参加した後、[会議に出席]アイコンを選択します。システムは、行われている会議に参加していることを自動認識し、[会議にタブを表示]ボタンを表示する必要があります。そのボタンを選択して、Meet内にドキュメントを表示します。

現在行われているGoogleMeetセッションに参加していない場合は、[会議に出席]アイコンを選択すると、その日に予定されているGoogleMeetの予定表イベントがシステムに表示されます。

これらのPresentto Meet機能はすべて、パソコンのウェブ上のChrome内のGoogleスプレッドシートとGoogleスライドでも機能します。

画像E

Googleドキュメントとの会議に提示する方法

 

まとめ

Googleドキュメントには基本的な使い方を覚える他に随時アップデートで新機能が追加されます。

Googleドキュメントに関しては書籍も少なく、基本的な使い方はMS-Officeを使っていた方であれば、ある程度は分かると思いますが、新機能に関して把握することは難しいと思います。

これからも、そういった場合にはこのブログで取り上げていきたいと思います。

 

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