Chromebook:Chromebookで重要なファイルにすぐアクセスする方法

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スクリーンショットを保存したり、または、ファイルをコンピューターにダウンロードしたり、ファイルをローカルストレージに保存したりしていくと、しばらくしてから再びそれらのファイルを見つけるのに苦労することがあります。

特に必要なドキュメントを見つけるために保存した場所がわからなくなると、作業を継続するのに難しい場合があります。

そのため、今年の初めに、重要なファイルをすぐに使えるChromebookシェルフの保持領域であるトートを導入しました。

トートの機能が使えるようになってから、スキャンしたファイルへのアクセス、診断レポート、保存されたPDFなどの更新などにアクセスるトート機能はさらに改善されました。

トートを整理して生産性を維持するための方法をいくつか紹介します。

トート

すばやくアクセスできるように重要なファイルを固定する

Chromebookのタスクバーからトートを開くと、最近のスクリーンショットとダウンロードが表示されます。

これらのファイルは作業途中で用意したファイルなので、ほとんどの人がすぐにアクセスしたいファイルになります。

頻繁に利用するファイルがある場合はトート機能を利用すると簡単にアクセスすることが出来ます。

利用したいファイルを選択してマウスの右クリックかトラックパッドで2本指でタップすることでメニューが表示されます。

そのメニューの中で「固定」がありますので選択してトートにファイルを「固定」します。

例えば進行中のプロジェクトに数週間取り組んでいて、複数のプレゼンテーション、スプレッドシート、メールに同じプロジェクトや会社のロゴを追加したい場合は、追加したいファイルをトートにピン留めするだけです。

ロゴが必要な場合は、トートからドキュメントにドラッグアンドドロップします。

毎回ファイルを検索するよりもはるかに早く作業ができます。

さらに、トートから一度に複数のファイルを選択して共有できます。

必要な数のファイルを固定します。

ファイルの固定が完了したら、右クリックして固定を解除するか、トートから完全に削除できます。

トート

 トートでは、頻繁かつ簡単にアクセスしたいファイルをピン留めできます。

簡単にアクセスできる(そして共有できる)スクリーンショット

トートは、スクリーンショットのキャプチャなど、他のChromebook機能ともうまく統合できるため、コンテンツをすぐに使用できます。

スクリーンショットを撮った後、トートから直接ドラッグアンドドロップするか、コピーした最後の5つのアイテムと一緒にクリップボードに保存することができます。

Everything Button + Vを押すと、スクリーンショットをドキュメントまたはメッセージに貼り付けることができます。

ドラッグする必要はありません。

または、スクリーンショットを編集したり注釈を付けたりする必要がある場合は、トートから開いて開始します。

行った変更はすべてトートのスクリーンショットに保存されるため、必要に応じて後で編集を追加できます。

スキャンを自動的に保存する

スキャンアプリを使用してファイルをスキャンしてChromebookに保存すると、トートの[ダウンロード]の下にも表示されます。

スキャンツールを使用して、書類をデジタル化したり、新しく購入した商品の説明書をデジタル化して保存することがありますが、そういったときに便利な機能になります。

スキャンしたファイルが直接トートに送られるようになったので、すぐに開いたり共有したりするのがさらに簡単になりました。

新しいスキャンに加えて、診断テストの結果やアプリからのダウンロードなど、他のChromebookのダウンロードもトートに保存されます。

これで、Chromebookの診断アプリからスキャンしたファイルとレポートがトートの[ダウンロード]の下に自動的に表示されます。

ダウンロードファイルへのショートカット

トートは、最新のファイル(最も使用する可能性が高いファイル)を簡単に見つけて使用できるように設計されています。

ただし、先週メールで受け取ったファイルや何週間前に行った、古いダウンロードを見つける必要がある場合は、トートが役立ちます。

トートの「ダウンロード」の横にある矢印は、ファイルアプリへのショートカットになります。

クリックするだけで、ファイルアプリのダウンロードセクションが開き、ファイルを見つけることができます。

頻繁に利用したいファイルは先に記載したように、右クリックして[トートに固定]を選択するか、タスクバーのトートアイコンにドラッグします。

トートの内容を一目で確認

トートはChromebookのタスクバーに組み込まれているため、必要なときにファイルに簡単にアクセスでき、必要のないときにはアイコンになっているので邪魔になりません。

トートは、最近追加されたスクリーンショットやダウンロードのプレビューを示す最大3つの円状アイコンで表示されるので、トートを開かなくても、トートのコンテンツを視覚的に把握することができます。

シェルフから削除する場合は、それらを右クリックして、プレビューを非表示にすることを選択することで除くことが出来ます。

シェルフプレビューとトートの両方でファイルのダウンロードステータスも追加され、更に便利になります。

 間もなく、トート内のファイルのダウンロードステータスを確認できるようになります。

まとめ

頻繁に使うファイルも、代替は一定期間だけ使用するファイルが多く、その後は削除して整理することになります。

使う期間だけ、1つの動作でファイルを編集や閲覧、他の書類につかすることができるトートは活用すると非常に便利な機能です。

大きな機能追加ではありませんが、こういった機能を追加することでChromebookは更に使いやすくなります。

 

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